System klucza w małej firmie – czym jest i jakie korzyści niesie?

Nie tylko duże firmy i instytucje potrzebują na co dzień systemów kontroli wejścia. Bezpieczeństwo danych czy sprzętu jest równie ważne w wielkich korporacjach, jak i w małych firmach. Uprawnienia dostępowe do wybranych pomieszczeń wcale nie muszą opierać się na zaawansowanych systemach kontroli wejścia. Można je wprowadzić dzięki tzw. systemowi klucza. Wyjaśnijmy, czym jest i jakie korzyści przynosi jego zastosowanie?

System klucza – podstawa bezpiecznego dostępu w firmie

W małych firmach część przestrzeni biurowej zazwyczaj jest dostępna dla wszystkich, a część, jak np. magazyn czy pomieszczenia specjalistyczne (np. laboratorium, serwerownia) wymaga zastosowania narzędzi, które ograniczają dostęp osobom nieuprawnionym. W takim przypadku wymagane jest nadanie konkretnym pracownikom tzw. uprawnień dostępowych. Aby je nadać, potrzebne jest stworzenie bazowego systemu, dzięki któremu można kontrolować wejścia do pomieszczeń w firmie. Jest nim system klucza – oparty na odpowiednio zróżnicowanych wkładkach drzwiowych, dzięki którym wszystkie drzwi objęte systemem mogą zostać otwarte jednym kluczem, czyli kluczem głównym.

Systemy klucza mogą być różnorodne. Istnieją trzy warianty – pierwszy to mechaniczny system klucza, oparty na „klasycznych” wkładkach drzwiowych bez elementów elektronicznych. Drugi wariant to mechaniczno-elektroniczny system klucza, który najlepiej sprawdza się w firmach o wyższych standardach bezpieczeństwa. Trzeci – elektroniczny system klucza – bazuje na dodatkowych rozwiązaniach elektronicznych, które pozwalają uzyskać dostęp do odpowiednich stref w firmie za pomocą czytnika, czyli klucz zastąpiony jest brelokiem lub kartą.

System uprawnień dostępowych szyty na miarę

System klucza zawsze powinien być dopasowany do potrzeb konkretnej firmy – jako idealnie skrojony sposób nadawania uprawnień dostępowych (do określonych pomieszczeń lub stref). Bazuje on na sprawdzonych rozwiązaniach i jest elastyczny, dzięki czemu można go rozszerzyć w przyszłości: – Dobrze zaprojektowany system zawsze jest efektem współpracy klienta z dostawcą. Dzięki temu może spełniać potrzeby każdej firmy, nawet jeśli ta w przyszłości znacząco się rozrośnie i zmienią się jej wymagania dostępowe. Dlatego warto, aby dostawca takiego rozwiązania miał w ofercie systemowe, kompatybilne elementy systemu klucza, które można w przyszłości łatwo rozszerzyć lub zmodyfikować – mówi Marcin Drobniak specjalista ds. systemów klucza z G-U Polska. – Przykładem takiego sprawdzonego rozwiązania jest system klucza BKS, który – jako dostawca – zawsze dopasowujemy do konkretnego obiektu biurowego, charakteru firmy oraz jej struktury organizacyjnej – dodaje.

Jak nadawane są uprawnienia? Zazwyczaj zależą od pełnionej przez pracownika funkcji lub stanowiska. Na przykład: szef może mieć dostęp do wszystkich pomieszczeń w firmie, menedżerowie do części z nich, a większa część pracowników może mieć klucz z dostępem do ich pokoju biurowego. Co ważne, użytkownik posiadający najwyższy stopień uprawnień wcale nie operuje kilkoma kluczami lub kartami wstępu – przy pomocy jednego narzędzia może otworzyć wszystkie pomieszczenia, do których nadano mu dostęp.

Klucz główny i klucze systemowe

System klucza może być wdrożony – szczególnie w małej firmie – w wersji podstawowej, czyli mechanicznej – wówczas tworzą go odpowiednio zaprojektowane wkładki drzwiowe i komplet kluczy, w którym znajduje się klucz główny i klucze systemowe. Klucz główny (Master Key) służy do otwierania wszystkich drzwi, więc osoba operująca nim, otworzy także drzwi użytkownikowi klucza systemowego, np. jeśli ten zgubił swój klucz. Natomiast klucze systemowe to klucze z przypisanym im dostępem otwierania wybranego pomieszczenia (klucz indywidualny) lub pomieszczeń biurowych (klucz grupowy).

– Liczbę poszczególnych kluczy określa zleceniodawca, np. właściciel firmy. Na starcie może być ich kilka (np. w przypadku niedużego biura), a w przyszłości, np. jeśli firma się rozrośnie, nawet kilkadziesiąt. Warto o tym pamiętać, bo dobry system klucza zawsze powinien być rozwiązaniem elastycznym, które w dowolnym momencie umożliwia zamówienie kolejnych kluczy i wkładek do drzwi. System klucza można rozwijać na bieżąco. Jest też prosty do zainstalowania, ponieważ specjalne wkładki do zamków można założyć praktycznie w każdej chwili – wyjaśnia ekspert G-U Polska.

System w pełni bezpieczny

System klucza jest bezpieczny. Nawet w przypadku zgubienia klucza głównego (lub innego klucza z systemu) można dorobić go u producenta (na podstawie specjalnej karty) i przekodować wkładki drzwiowe. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że użytkownik nie musi zamawiać nowych wkładek lub wymieniać całego systemu. Ponadto u dostawcy systemu klucza można także zamówić kopię wkładek lub kluczy systemowych.

– System klucza wspiera bezpieczeństwo dostępowe i antywłamaniowe w małej firmie. Dlatego podstawą najlepszych tego typu rozwiązań są solidne, antywłamaniowe wkładki drzwiowe. Dobrym wyborem są wkładki BKS o różnym stopniu zabezpieczeń przed manipulacją z zewnątrz, które gwarantują optymalną ochronę antywłamaniową i różnorodny zakres zastosowań. Na przykład wkładki BKS Belvius bazują na technologii odwracalnego klucza, która gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i większą elastyczność. Wkładka tego typu ma dwie opcje ochrony przed kopiowaniem: ukrytą (VLK) oraz ruchomą (BWK) – podkreśla Marcin Drobniak.

Elektroniczny system klucza

Rozwiązania oparte na elektronice dają firmie więcej możliwości związanych z nadawaniem i kontrolą dostępu, ponieważ umożliwiają: wyznaczenie przedziałów czasowych, w jakich dostęp może być aktywny; ustalenie, o której godzinie dane pomieszczenie zostało otwarte; weryfikowanie, kto i kiedy wchodził do danej strefy biurowej, a także ile czasu w niej spędził.

Warto pamiętać, że nawet w tym przypadku ważna jest odpowiednia wkładka – to ona, w połączeniu z dobrym systemem klucza, wzmacnia bezpieczne poziomy nadawania uprawnień w firmie i ułatwia funkcjonowanie wszystkim pracownikom. Solidna wkładka zawsze opiera się na różnorodnych rozwiązaniach antywłamaniowych. Natomiast wprowadzenie dopasowanego do firmy systemu zarządzania dostępami, mechanicznego czy elektronicznego systemu klucza, z pewnością podniesie bezpieczeństwo i poprawi funkcjonowanie całego obiektu.

ŹRÓDŁO: G-U Polska